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La zone du contrôle est identique pour les descriptions archivistiques (seulement les formulaires ISAD et RDDA), les notices d'autorité, les services d'archives et les fonctions. Elle comprend des champs identifiant de manière unique la description et elle permet d'indiquer comment, quand et par quel service d'archives la description a été créée et mise à jour.

Les explications ci-dessous tendent surtout à clarifier les procédures d'ICA-AtoM ; pour les règles relatives aux informations à enregistrer dans tel ou tel champ, consulter ISAD, ISAAR, ou ISDIAH ou ISDF en tant que normes de contenu. Les notes sont organisées par champ, avec des liens vers le(s) chapitre(s) des normes auxquelles elles s'appliquent. Quand il y a exacte correspondance entre un élément de données dans la norme et un champ d'ICA-AtoM, la note donne seulement l'énoncé de la règle de la norme.

Identifiant de la description


"Enregistrer un seul numéro d’identification pour la description, conformément aux conventions locales et/ou nationales. Si la description doit faire l’objet d’une utilisation internationale, enregistrer le code du pays dans lequel la description a été établie, en utilisant la dernière version de la norme ISO 3166 Codes pour la représentation des noms de pays. Lorsque l’auteur de la description est un organisme international, donner le numéro d’identification de l’organisme à la place du code du pays." ISDIAH 5.6.1, ISAAR 5.4.1, ISDF 5.4.1

Identifiant du ou des services
"Enregistrer de manière complète la(les) forme(s) autorisée(s) du nom de chacun des services responsables de l’élaboration, des modifications ou de la diffusion de la description, ou bien indiquer un code d’identification reconnu pour ces services." ISDIAH 5.6.2, ISAAR 5.4.2, ISDF 5.4.2

Règles ou conventions
"Citer les règles ou les conventions internationales, nationales ou locales suivies pour établir la description." ISAD 3.7.2

"Enregistrer le nom et, lorsque cela est nécessaire, les éditions et les dates de publication, des règles ou des conventions appliquées. Spécifier séparément quelles règles ont été appliquées pour la création de la (les) Forme(s) autorisée(s) du nom. Indiquer les références des différents systèmes de datation utilisés pour identifier les dates dans la description (par exemple ISO 8601)." ISDIAH 5.6.3, ISAAR 5.4.3

"Enregistrer le nom et, lorsque cela est nécessaire, les éditions et les dates de publication des règles ou conventions appliquées." ISDF 5.4.3

Niveau d'élaboration
"Enregistrer le niveau d’élaboration de la description, en indiquant si celle-ci est un projet, si elle est validée, et/ou si elle a déjà fait l’objet d’une révision, ou si elle a été détruite." ISDIAH 5.6.4; ISAAR 5.4.4, ISDF 5.4.4

ICA-AtoM dispose d'un menu déroulant utilisant des valeurs provenant du référentiel Statut de la description ; les administrateurs et les éditeurs peuvent adapter le référentiel pour répondre aux normes en usage dans leurs institutions.

Niveau de détail
"Préciser si la description est élémentaire, moyenne ou complète conformément aux bonnes pratiques et/ou règles internationales et/ou nationales..." ISDIAH 5.6.5, ISAAR 5.4.5, ISDF 5.4.5 ICA-AtoM dispose d'un menu déroulant utilisant des valeurs provenant du référentiel Niveau de détail de la description ; les administrateurs et les éditeurs peuvent adapter le référentiel pour répondre aux normes en usage dans leurs institutions.

Dates de création, de mise à jour et de suppression
"Donner la date à laquelle la description a été effectuée ou révisée...." (ISAD 3.7.3)

"Enregistrer la date à laquelle la description a été créée et les dates des différentes révisions." ISDIAH 5.6.6, ISAAR 5.4.6, ISDF 5.4.6

Langue(s) et écriture(s)
"Enregistrer la (les) langue(s) et/ou l’ (les) écriture(s) utilisées dans la description..." ISDIAH 5.6.7, ISAAR 5.4.7, ISDF 5.4.7

ICA-AtoM implemente cet élément de données dans deux champs multi-valeurs séparés, chacun ayant un menu déroulant. Les listes de valeurs s'appuient sur les normes ISO et ne peuvent être modifiées.

Cliquer sur le champ souhaité et sélectionner la langue ou l'écriture à partir du menu déroulant. Pour restreindre la liste de choix, saisir les premières lettres de la langue ou de l'écriture.

Il n'y a pas de limite au nombre de langues ou d'écritures que l'on peut créer.

Pour enregistrer un commentaire relatif à l'un ou l'autre des champs, utiliser la zone des notes.

Notes relatives à la mise à jour de la description
"Mentionner les sources consultées pour établir la description, et l'auteur de celle-ci." ISAD 3.7.1

"Enregistrer les informations pertinentes sur la création et la mise à jour de la description. C’est dans cet élément que peuvent être indiqués les noms des auteurs de la description." ISDIAH 5.6.9, ISAAR 5.4.9

"Enregistrer les informations pertinentes sur la création et la mise à jour de la description. C’est dans cet élément que peuvent être indiqués les noms des auteurs de la description." ISDF 5.4.9

ICA-AtoM implémente cet élément de données comme un champ multi-valeurs.

Pour une description archivistique, saisir les données dans le champ "Notes de l'archiviste". Il n'y a pas de limite au nombre de notes qui peuvent être créées.

Pour une notice d'autorité ou un service d'archives, saisir le texte de la note, sélectionner le type de note ; lors de la sauvegarde de la notice, ICA-AtoM enregistre la note et l'affiche dans la liste au-dessus de chaque champ de saisie de données. Il n'y a pas de limite dans le nombre de notes qui peuvent être créées, mais dans la version actuelle de ICA-AtoM (1.0 beta) il est possible d'en enregistrer seulement une à la fois ; saisir les données puis cliquer sur le bouton "Sauvegarder" et répéter l'action pour chaque nouvelle note.