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Tout compte utilisateur dans ICA-AtoM est associé à un des cinq rôles utilisateurs, chacun représentant un niveau différent d’accès au système. Les administrateurs peuvent ajouter et modifier des rôles utilisateurs : voir Gérer les comptes utilisateurs et Modifier les droits d'accès.

Chercheur
Un chercheur est tout utilisateur qui n’est pas enregistré et qui n’a donc accès à l’application qu’en mode consultation. Un chercheur peut interroger et parcourir les descriptions publiées (descriptions archivistiques, notices d’autorité, descriptions de services d’archives).

Contributeur
Un contributeur peut interroger, parcourir, ajouter, modifier et exporter des descriptions.

Editeur
Un éditeur peut interroger, parcourir, ajouter, modifier, publier, supprimer et exporter des descriptions et modifier des vocabulaires contrôlés et des termes.

Traducteur
Un traducteur peut interroger et parcourir des descriptions et il peut traduire des éléments de l’interface utilisateur et le contenu de la base de données.

Administrateur
Un administrateur peut importer, exporter, ajouter, lire, mettre à jour, publier et supprimer toute notice dans le système, il peut adapter l’application aux spécificités de l’institution, il peut gérer les comptes utilisateurs et les profils utilisateurs.